Việc gửi báo giá và hợp đồng là giai đoạn quan trọng trong quy trình bán hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của CTV/QC. Đây là bước chuyển từ tư vấn sang cam kết sử dụng sản phẩm/dịch vụ, góp phần nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và giữ chân khách hàng.
4.1. Khi nào nên gửi báo giá? #
CTV hoặc QC chỉ nên gửi báo giá khi:
- Khách hàng đã thể hiện sự quan tâm nghiêm túc tới sản phẩm.
- Đã xác định được nhu cầu và gói dịch vụ phù hợp.
- Khách hàng yêu cầu hoặc đồng ý nhận báo giá.
- Sau cuộc tư vấn qua điện thoại hoặc demo, khách có dấu hiệu muốn so sánh giá, ra quyết định.
✅ Gợi ý câu nói chốt gửi báo giá:
“Anh/chị cho em xin email/Zalo để em gửi báo giá chính thức – có đủ thông tin gói dịch vụ, ưu đãi và hướng dẫn thanh toán để anh/chị dễ ra quyết định hơn nhé!”
4.2. Quy trình gửi báo giá #
Bước 1: Xác định đúng thông tin gói dịch vụ khách hàng cần:
- Tên sản phẩm: SocialCDP hoặc Workmail AI hoặc các sản phẩm khác
- Thời hạn sử dụng (1 tháng – 3 tháng – 6 tháng – 12 tháng).
- Số lượng người dùng/email marketing (nếu là Workmail AI).
- Nhu cầu đào tạo hoặc không.
Bước 2: Gửi yêu cầu báo giá qua nhóm hỗ trợ hoặc form nội bộ (nếu có).
- CTV liên hệ QC để yêu cầu hỗ trợ báo giá đúng định dạng chuẩn của công ty.
- QC sẽ làm việc với bộ phận kinh doanh CoreTech để tạo và duyệt báo giá.
Bước 3: Gửi báo giá tới khách hàng qua Zalo/Email.
- Đính kèm file PDF báo giá chính thức có logo và dấu điện tử.
- Ghi rõ thời hạn hiệu lực của báo giá (thường 7 ngày).
- Nếu có ưu đãi, cần ghi rõ điều kiện áp dụng.
Bước 4: Follow-up sau 24–48 giờ.
- Gọi lại hoặc nhắn tin hỏi khách về phản hồi với báo giá.
- Gợi ý demo hoặc hỗ trợ thêm nếu cần.
4.3. Quy trình ký hợp đồng #
Chỉ áp dụng cho các khách hàng:
- Mua gói từ 6 tháng trở lên, hoặc có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên.
- Có nhu cầu xuất hóa đơn hoặc hợp tác lâu dài.
Bước 1: CTV/QC thu thập thông tin pháp lý khách hàng:
- Tên công ty, MST, địa chỉ, người đại diện.
- Email để gửi hợp đồng và nhận phản hồi.
Bước 2: Gửi yêu cầu lập hợp đồng đến bộ phận hỗ trợ (theo mẫu).
- Gửi qua form, hoặc nhóm nội bộ Telegram/Zalo nếu có.
Bước 3: CoreTech lập hợp đồng điện tử và gửi qua email cho khách hàng.
- Có thể dùng nền tảng ký điện tử như FPT.eContract, DocuSign hoặc PDF ký scan.
Bước 4: Hướng dẫn khách ký và xác nhận lại.
- Đảm bảo khách đã ký và gửi lại hợp đồng đúng hạn.
- Nếu khách ký bản giấy, cần gửi về văn phòng CoreTech để lưu trữ.
4.4. Lưu ý quan trọng #
- Không gửi báo giá/hợp đồng tự phát ngoài mẫu chính thức của công ty.
- Tuyệt đối không nhận tiền trực tiếp từ khách hàng, mọi khoản thanh toán phải chuyển khoản đến tài khoản chính thức của CoreTech.
- CTV/QC cần theo dõi sát thời gian phản hồi của khách để không bỏ lỡ cơ hội chốt sale.
✅ Mẫu báo giá và hợp đồng được cập nhật tại thư mục Google Drive nội bộ hoặc qua quản lý QC. Hãy luôn sử dụng mẫu mới nhất để tránh sai sót và tăng tính chuyên nghiệp.
