Để một Quản lý Cộng tác viên (QC) có thể quản lý hiệu quả đội nhóm của mình, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là vô cùng cần thiết. Những công cụ này giúp QC:
- Theo dõi hiệu suất bán hàng của từng CTV.
- Quản lý thông tin khách hàng, báo giá, hợp đồng.
- Giữ liên lạc và tạo động lực cho nhóm.
- Tối ưu quy trình đào tạo và kiểm soát KPI.
Dưới đây là các công cụ cốt lõi mà QC tại CoreTech nên sử dụng:
1. Bảng quản lý KPI cá nhân & nhóm (ERP) #
✅ Mục đích: #
- Theo dõi hiệu suất từng CTV theo ngày, tuần, tháng.
- Giúp QC nắm được ai đang hoạt động tốt – ai cần hỗ trợ.
- Tổng hợp nhanh để báo cáo lên công ty.
📌 Gợi ý nội dung bảng: #
| Họ tên CTV | Số khách liên hệ | Số báo giá gửi | Số hợp đồng ký | Doanh số (VNĐ) | Ghi chú hỗ trợ |
|---|---|---|---|---|---|
| Nguyễn A | 10 | 3 | 1 | 20,000,000 | Đang học thêm demo |
📎 Mỗi QC có thể dùng Google Sheets riêng, chia sẻ cho nhân sự cấp trên & CTV cùng xem tiến độ.
2. CRM quản lý khách hàng & đơn hàng #
Sử dụng CRM (Customer Relationship Management) giúp lưu trữ thông tin khách hàng và theo dõi trạng thái chốt sale hiệu quả hơn.
✅ Tính năng nên dùng: #
- Nhập thông tin khách tiềm năng: tên, số ĐT, email, nhu cầu.
- Theo dõi trạng thái: Đã liên hệ → Gửi demo → Đang tư vấn → Ký hợp đồng.
- Lưu lịch sử tư vấn, ghi chú nội dung quan trọng.
- Tự động nhắc nhở lịch gọi lại, gửi báo giá, follow-up.
📌 Nếu chưa có CRM riêng, có thể sử dụng các công cụ miễn phí như:
- Google Sheets + Trello kết hợp
- Notion dạng kanban
- Hoặc sử dụng chính hệ thống quản trị do CoreTech cung cấp (nếu có)
3. Nhóm Zalo / Telegram hỗ trợ đội nhóm #
Đây là công cụ giao tiếp mang tính linh hoạt – tức thời, giúp QC:
- Gửi thông báo, tài liệu, cập nhật chương trình khuyến mãi.
- Kết nối nhóm qua livestream, Zoom.
- Tạo môi trường tích cực, tương tác và hỗ trợ nhanh chóng.
🎯 Cách tổ chức hiệu quả: #
- Nhóm chính: QC + tất cả CTV trực thuộc.
- Nhóm nhỏ: phân theo cấp độ kỹ năng hoặc theo khu vực.
- Có bảng nội quy nhóm, lịch họp và báo cáo rõ ràng.
4. Biểu mẫu báo cáo tuần – biểu mẫu đánh giá #
QC nên chuẩn bị sẵn các form mẫu giúp quy trình quản lý nhẹ nhàng, chuyên nghiệp và minh bạch.
📝 Gợi ý biểu mẫu: #
- Mẫu báo cáo tuần của CTV:
- Tên khách đã tư vấn
- Số báo giá gửi
- Số hợp đồng (nếu có)
- Khó khăn gặp phải
- Đề xuất hỗ trợ
- Mẫu tự đánh giá CTV theo tháng:
- Thái độ làm việc
- Mức độ chủ động
- Kỹ năng cải thiện
- Mong muốn gắn bó, đề xuất học thêm
📎 Biểu mẫu nên làm trên Google Form để tự động tổng hợp.
5. Hệ thống đào tạo nội bộ (Kho tài liệu + video) #
Mỗi QC nên được cung cấp quyền truy cập vào:
- Kho video hướng dẫn sử dụng SocialCDP và Workmail AI.
- Tài liệu bán hàng: kịch bản chốt sale, bảng giá, mẫu hợp đồng.
- Checklist đào tạo CTV mới theo từng bước cụ thể.
Việc này giúp QC chủ động đào tạo đội nhóm mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào công ty.
✅ Tóm lại: #
| Công cụ | Tác dụng chính |
|---|---|
| Google Sheet KPI | Theo dõi hiệu suất từng CTV |
| CRM | Quản lý khách hàng & trạng thái hợp đồng |
| Nhóm Zalo/Telegram | Giao tiếp, hỗ trợ, động viên đội nhóm |
| Google Form | Báo cáo tuần, tự đánh giá, khảo sát |
| Kho đào tạo | Đào tạo CTV mới & nâng cao kỹ năng |
